Siinsetes privaatsuspõhimõtetes on sätestatud, kuidas Synlo OÜ isikuandmeid kogub, kasutab ja kaitseb. Meie eesmärk on töödelda isikuandmeid läbipaistvalt, eesmärgipäraselt ja üksnes ulatuses, mis on vajalik Synlo teenuste pakkumiseks, veebilehe haldamiseks, päringutele vastamiseks, kliendisuhtluseks ja õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks. 

Privaatsuspõhimõtteid kohaldatakse Synlo veebilehe, kontaktivormide, päringute, B2B kliendisuhtluse, Synlo teenuste ja nendega seotud veebipõhiste tegevuste suhtes. Kui Synlo töötleb Kliendi lõppklientide isikuandmeid Kliendi nimel Tagasiside automatiseerimise teenuse raames, kohalduvad lisaks Kliendi ja Synlo vahel sõlmitud andmetöötluslepingu tingimused.

Kui te ei soovi, et teie isikuandmeid töödeldakse privaatsuspõhimõtetes kirjeldatud viisil, ei tohi te meie teenust ega veebisaiti kasutada. Küsimuste korral saab Synloga ühendust võtta e-posti aadressil info@synlo.io.

1. Mõisted

Siit leiate terminid, mida privaatsuspõhimõtetes sageli kasutatakse. Kui mõistet ei ole siin määratletud, kasutatakse seda tähenduses, mis tuleneb isikuandmete kaitse üldmäärusest või Synlo teenustingimustest.

1.1. Isikuandmete kaitse üldmäärus või GDPR tähendab Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) 2016/679.

1.2. Synlo, meie või vastutav töötleja tähendab Synlo OÜ-d, registrikood 17282741.

1.3. Klient tähendab juriidilist isikut või majandus- või kutsetegevuses tegutsevat isikut, kes tellib, kasutab või proovib Synlo teenust.

1.4. Andmesubjekt või teie tähendab füüsilist isikut, kelle isikuandmeid Synlo töötleb. See võib olla näiteks veebilehe külastaja, päringu esitaja, Kliendi kontaktisik, Kliendi esindaja, koostööpartneri esindaja või Kliendi lõppklient.

1.5. Isikuandmed tähendab mis tahes teavet tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta.

1.6. Küpsised tähendab andmefaile või sarnaseid tehnoloogiaid, mida kasutatakse veebilehe toimimiseks, kasutajakogemuse parandamiseks, analüütikaks või turunduse mõõtmiseks. Täpsem küpsiste haldus toimub küpsisebänneri või küpsiseteate kaudu.

1.7. Leping tähendab Synlo ja Kliendi vahel sõlmitud kokkulepet, sealhulgas teenustingimusi, pakkumust, tellimusvormi, andmetöötluslepingut või muud poolte kokkulepet.

1.8. Teenused tähendab Synlo pakutavaid teenuseid, sealhulgas Tagasiside automatiseerimise teenust, Google Business Profile’i auditit ja optimeerimist, nähtavuse mõõtmist, nõustamist, automatiseerimise seadistamist ja nendega seotud teenuseid.

1.9. Tagasiside automatiseerimise teenus tähendab Synlo teenust, mille abil saadetakse Kliendi nimel Kliendi lõppklientidele tagasiside- või arvustusepäringuid SMS-i, e-posti või muu kokkulepitud kanali kaudu.

1.10. Kasutusandmed tähendab andmeid Synlo veebilehe või teenuste kasutamise kohta, sealhulgas IP-aadress, seadme ja brauseri info, külastatud lehed, külastuse aeg, liikluse allikas, küpsiste valikud ning muud veebianalüütika või tehnilised andmed.

1.11. Veebileht tähendab Synlo veebilehte aadressil synlo.io, selle alamlehti ja Synlo sotsiaalmeedia kanaleid ulatuses, milles Synlo nende kaudu isikuandmeid töötleb.

2. Üldine teave ja kontaktandmed

Siit leiate teavet selle kohta, kes me oleme, millal privaatsuspõhimõtteid kohaldatakse ja kuidas meiega ühendust võtta.

2.1. Meist. Synlo OÜ, registrikood 17282741, e-post info@synlo.io, pakub ettevõtetele Google Business Profile’i, kohaliku nähtavuse, tagasiside kogumise ja automatiseerimisega seotud B2B teenuseid.

2.2. Kontaktandmed. Isikuandmete töötlemisega seotud küsimuste korral saab Synloga ühendust võtta e-posti aadressil info@synlo.io.

2.3. Privaatsuspõhimõtete kohaldamine. Privaatsuspõhimõtteid kohaldatakse juhul, kui Synlo töötleb isikuandmeid enda eesmärkidel, näiteks veebilehe haldamiseks, päringutele vastamiseks, pakkumuste koostamiseks, kliendisuhtluseks, turunduseks, arveldamiseks, teenuse osutamiseks või õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.

2.4. Vastutava ja volitatud töötleja roll. Synlo on vastutav töötleja siis, kui Synlo määrab isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid, näiteks veebilehe, päringute, müügisuhtluse, arveldamise ja kliendihalduse puhul. Kui Synlo töötleb Kliendi lõppklientide isikuandmeid Kliendi nimel Tagasiside automatiseerimise teenuse raames, on Klient üldjuhul vastutav töötleja ja Synlo volitatud töötleja. Sellisel juhul reguleerib andmetöötlust Kliendi ja Synlo vaheline andmetöötlusleping.

2.5. Kolmandate osapoolte lingid ja platvormid. Synlo veebilehel või suhtluses võib olla linke kolmandate osapoolte veebilehtedele või platvormidele. Selliste veebilehtede ja platvormide isikuandmete töötlemine toimub vastava teenusepakkuja privaatsustingimuste kohaselt. Synlo ei vastuta kolmandate osapoolte veebilehtede sisu ega andmetöötluse eest.

2.6. Sotsiaalmeedia kanalid. Kui suhtlete Synloga sotsiaalmeedias, võivad teie isikuandmeid töödelda ka vastavad sotsiaalmeediaplatvormid oma privaatsustingimuste kohaselt.

3. Isikuandmete töötlemise põhimõtted

Siit leiate põhimõtted, mida Synlo isikuandmete töötlemisel järgib.

3.1. Synlo töötleb isikuandmeid seaduslikult, õiglaselt ja läbipaistvalt.

3.2. Synlo kogub isikuandmeid kindlaksmääratud, selgetel ja õiguspärastel eesmärkidel ning ei töötle neid viisil, mis on nende eesmärkidega vastuolus.

3.3. Synlo töötleb isikuandmeid ulatuses, mis on vajalik vastava eesmärgi täitmiseks.

3.4. Synlo püüab tagada, et töödeldavad isikuandmed oleksid õiged ja ajakohased.

3.5. Synlo säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks või õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks.

3.6. Synlo rakendab mõistlikke tehnilisi ja korralduslikke meetmeid isikuandmete kaitsmiseks.

4. Teave, mida töötleme

Siit leiate andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida Synlo võib töödelda.

4.1. Andmesubjektide kategooriad. Synlo võib töödelda järgmiste isikute isikuandmeid:

• veebilehe külastajad;

• kontaktivormi täitjad ja päringu esitajad;

• Kliendi või potentsiaalse Kliendi kontaktisikud, esindajad ja töötajad;

• koostööpartnerite esindajad;

• Tagasiside automatiseerimise teenuse raames Kliendi lõppkliendid, kui Synlo töötleb andmeid Kliendi nimel;
  muud isikud, kes Synloga suhtlevad.

4.2. Isikuandmete kogumine. Synlo võib koguda isikuandmeid, mis:

• on Synlole esitatud kontaktivormi, e-kirja, telefoni, kohtumise, tasuta prooviperioodi, pakkumuse või muu suhtluse kaudu;

• tekivad Synlo ja andmesubjekti vahelise suhtluse käigus;

• tulenevad Synlo veebilehe või teenuste kasutamisest;

• on vajalikud kliendisuhte, arveldamise, lepingu või teenuse osutamise jaoks;

• on Kliendi poolt Synlole edastatud Tagasiside automatiseerimise teenuse osutamiseks;

• on Synlo poolt loodud või kombineeritud teenuse osutamise, päringute haldamise, klienditoe, analüütika või turunduse eesmärgil.

4.3. Kontaktivormide kaudu kogutavad andmed. Synlo kontaktivormide kaudu võidakse koguda järgmisi andmeid:

• eesnimi ja perekonnanimi

• e-posti aadress;

• telefoninumber;

• ettevõtte nimi;

• ettevõtte veebileht või Google Business Profile’i link, kui see esitatakse;

• Google’i arvustuste arv hetkel, kui see esitatakse;

• külastajate arv kuus või muu ettevõtte tegevusmahtu kirjeldav info;

• soovitud teenus või pakett;

• info selle kohta, kust päringu esitaja Synlost kuulis;

• sõnumi või päringu sisu;

• muu info, mille isik Synlole vabatahtlikult edastab.

4.4. Google Business Profile’i ja nähtavuse teenustega seotud andmed. Google Business Profile’i auditi või nähtavuse teenuse päringu puhul võib Synlo töödelda ettevõtte Google Business Profile’i linki ja profiilil avaldatud või Kliendi esitatud ettevõtte infot, mis on vajalik nähtavuse hindamiseks, auditi tegemiseks või pakkumuse koostamiseks.

4.5. Tagasiside automatiseerimise teenuse päringutega seotud andmed. Tagasiside automatiseerimise teenuse päringu puhul võib Synlo töödelda infot selle kohta, kuidas ettevõte tagasisidet küsib, millist broneerimis- või kliendihaldussüsteemi kasutatakse, kui palju kliente või külastajaid kuus teenindatakse ning milline on ettevõtte praegune arvustuste olukord.

4.6. Kasutusandmed ja küpsised. Veebilehe kasutamisel võib Synlo töödelda kasutusandmeid, näiteks IP-aadressi, seadme ja brauseri infot, ligikaudset asukohta, külastatud lehti, külastuse aega, küpsiste valikuid, liikluse allikat, veebilehe kasutamise sündmusi ja muud veebianalüütika infot.

4.7. Kliendisuhte andmed. Kliendisuhte käigus võib Synlo töödelda arveldamise, lepingu, teenuse osutamise, kliendisuhtluse, ligipääsude ja tehnilise toe jaoks vajalikke andmeid.

4.8. Eriliigilised isikuandmed. Synlo ei küsi kontaktivormides teadlikult eriliigilisi isikuandmeid, näiteks terviseandmeid, usulisi või poliitilisi vaateid puudutavaid andmeid. Palume selliseid andmeid Synlole mitte edastada.

5. Töötlemise üldised eesmärgid, alused ja toimingud

Siit leiate teavet selle kohta, miks ja millisel õiguslikul alusel Synlo isikuandmeid töötleb.

5.1. Nõusolek. Kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul, töötleb Synlo andmeid nendes piirides ja sellel eesmärgil, milleks nõusolek anti. Nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust. Nõusoleku alusel võib Synlo töödelda andmeid näiteks uudiskirjade, kampaaniate, reklaamipikslite, jälgimiskoodide ning analüütika- ja turundusküpsiste kasutamiseks, kui nõusolek on selliseks töötlemiseks nõutav.

5.2. Lepingu sõlmimine ja täitmine. Synlo võib töödelda isikuandmeid lepingu sõlmimiseks või täitmiseks, sealhulgas:

• päringutele vastamiseks ja pakkumuste koostamiseks;

• tasuta prooviperioodi võimaldamiseks;

• Kliendi või Kliendi esindaja tuvastamiseks ulatuses, mis on vajalik teenuse osutamiseks;

• teenuse seadistamiseks, osutamiseks ja toetamiseks;

• Kliendiga suhtlemiseks teenuse või lepingu teemal;

• arveldamiseks ja maksete haldamiseks;

• tehniliste probleemide tuvastamiseks, ennetamiseks ja lahendamiseks;

• klienditoe osutamiseks;

• teenusega seotud teadete saatmiseks.

5.3. Juriidiline kohustus. Synlo töötleb isikuandmeid õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks, näiteks raamatupidamise, maksuarvestuse, ametiasutuste õiguspäraste päringute või muude seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

5.4. Õigustatud huvi. Synlo võib töödelda isikuandmeid õigustatud huvi alusel, kui Synlo huvid ei kaalu üles andmesubjekti õigusi ja vabadusi. Õigustatud huvi alusel võib Synlo töödelda andmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel:

• B2B päringutele vastamine ja müügisuhtluse haldamine;

• potentsiaalsetele või olemasolevatele äriklientidele sarnaste teenuste info ja pakkumiste saatmine, kui see on lubatud ning saajale antakse lihtne loobumisvõimalus;

• kliendibaasi, päringute ja teenuse kasutamise haldamine ning analüüsimine;

• Synlo teenuste ja veebilehe arendamine;

• veebilehe turvalisuse ja toimimise tagamine;

• pettuste, väärkasutuse või turvariskide ennetamine;

• kliendikogemuse ja turundustegevuste tõhususe mõõtmine;

• tehniliste logide, päringute ja suhtluse säilitamine vajalikus ulatuses;

• õigusnõuete koostamine, esitamine või kaitsmine;

• teabe säilitamine selle kohta, kui isik on loobunud turundussõnumitest või palunud teatud suhtlust mitte saata.

5.5. Uus eesmärk. Kui Synlo soovib töödelda isikuandmeid muul eesmärgil kui see, milleks andmed algselt koguti, hindab Synlo enne sellist töötlemist, kas uus eesmärk on algse eesmärgiga kooskõlas või kas selleks on vaja uut õiguslikku alust.

6. Küpsised, analüütika ja turundustehnoloogiad

Siit leiate teavet küpsiste ja sarnaste tehnoloogiate kohta.

6.1. Synlo veebileht võib kasutada küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid veebilehe toimimiseks, kasutajakogemuse parandamiseks, statistika kogumiseks, turunduse mõõtmiseks ja reklaamide suunamiseks.

6.2. Synlo võib kasutada järgmisi küpsiste kategooriaid:

• vajalikud küpsised, mis on vajalikud veebilehe toimimiseks;

• analüütikaküpsised, mis aitavad mõista, kuidas veebilehte kasutatakse;

• turundusküpsised, mis võimaldavad mõõta reklaamide toimivust ja luua sihtrühmi turundusplatvormidel.

6.3. Analüütika- ja turundusküpsiseid kasutatakse üldjuhul nõusoleku alusel. Veebilehe külastaja saab küpsiste nõusolekut anda, sellest keelduda või valikuid muuta küpsisebänneri kaudu.

6.4. Synlo võib kasutada veebianalüütika ja turunduse jaoks näiteks analüütikatööriistu, sildihaldust, jälgimiskoode, reklaamipiksleid, sotsiaalmeedia turundustööriistu ja veebiplatvormi sisseehitatud analüütikat. Selliste tööriistade hulka võivad kuuluda näiteks Google’i, Meta, LinkedIni või veebiplatvormi analüütika- ja reklaamitööriistad.

6.5. Turundus- ja analüütikateenuste pakkujad võivad töödelda tehnilisi andmeid, näiteks külastuse infot, seadmeinfot, IP-aadressi, küpsise ID-d, liiklusallikat ja veebilehe kasutamise sündmusi.

6.6. Küpsiste täpsem haldus ja kategooriad võivad olla kirjeldatud eraldi küpsiseteates või küpsisebänneris.

7. Isikuandmete edastamine ja volitatud töötlemine

Siit leiate teavet isikuandmete edastamise, teenusepakkujate kasutamise ja volitatud töötlemise kohta.

7.1. Teenusepakkujate kasutamine. Synlo võib kasutada isikuandmete töötlemisel teenusepakkujaid, kes aitavad Synlol veebilehte hallata, vormipäringuid vastu võtta, e-kirju saata, kliendisuhtlust hallata, automatiseerimisi teha, sõnumeid edastada, andmeid majutada, analüütikat teha, turundust mõõta, raamatupidamist korraldada või muid teenusega seotud tegevusi teha.

7.2. Teenusepakkujate kategooriad. Selliste teenusepakkujate hulka võivad kuuluda näiteks:

• veebilehe ja vormide teenusepakkujad;

• pilveteenused ja andmemajutus;

• CRM- ja kliendihaldustööriistad;

• automatiseerimisvahendid;

• e-posti ja suhtlusteenused;

• sõnumiedastuse teenused;

• analüütika- ja turundustööriistad;

• raamatupidamise ja arveldamise teenused;

• IT- ja turvateenused;

• õigus- ja muud nõustajad.

7.3. Synlo kasutab teenusepakkujaid ainult ulatuses, mis on vajalik vastava eesmärgi täitmiseks, ning järgib isikuandmete edastamisel kohaldatavaid andmekaitsenõudeid.

7.4. Tagasiside automatiseerimise teenuse lõppklientide andmed. Kui Synlo töötleb Kliendi lõppklientide isikuandmeid Kliendi nimel, reguleeritakse töötlemise tingimused, poolte rollid, andmeliigid, säilitamine, alltöötlejad ja muud andmekaitseküsimused Kliendi ja Synlo vahelises andmetöötluslepingus. Synlo töötleb selliseid andmeid Kliendi juhiste alusel, näiteks tagasisidepäringute saatmiseks, loobumis staatuste käsitlemiseks, töövoogude toimimiseks, tehniliseks halduseks ja tõrkeotsinguks.

7.5. Muu avalikustamine. Synlo võib avaldada isikuandmeid kolmandatele isikutele ka juhul, kui see on vajalik õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks, ametiasutuse õiguspärasele päringule vastamiseks, õiguste kaitsmiseks, turvaintsidendi lahendamiseks või äritehingu, näiteks ühinemise või vara müügi raames.

7.6. Isikuandmete müük. Synlo ei müü isikuandmeid kolmandatele isikutele.

7.7. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda. Synlo teenused on suunatud Eesti ja Euroopa Majanduspiirkonna äriklientidele. Synlo ei edasta isikuandmeid väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda iseseisva eesmärgina. Isikuandmete töötlemine või ligipääs isikuandmetele võib siiski toimuda väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda juhul, kui see tuleneb Synlo kasutatava tehnilise teenusepakkuja või alltöötleja toimimisest. Sellisel juhul kasutab Synlo teenusepakkujaid, kes rakendavad kohaldatavate andmekaitsenõuete kohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni piisavuse otsust, standardlepingutingimusi või muid asjakohaseid andmeedastusmehhanisme.

8. Isikuandmete säilitamine ja turvalisus

Siit leiate teavet selle kohta, kui kaua Synlo isikuandmeid säilitab ja kuidas Synlo neid kaitseb.

8.1. Säilitamise üldpõhimõte. Synlo säilitab isikuandmeid nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks, lepingu täitmiseks, õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks, õiguste kaitsmiseks või lubatud huvi realiseerimiseks.

8.2. Päringute ja müügisuhtluse andmed. Päringute ja müügisuhtluse andmeid võib Synlo säilitada kuni 24 kuud pärast viimast kontakti, kui kliendisuhet ei teki, eelkõige järelkontaktiks, B2B müügisuhtluseks, sarnaste teenuste pakkumiseks ja õiguste kaitsmiseks. Kui isik palub andmed varem kustutada või loobub turundussuhtlusest, arvestab Synlo seda ulatuses, milles andmete edasine säilitamine ei ole vajalik õigusaktidest tuleneva kohustuse või õiguste kaitsmise tõttu.

8.3. Kliendisuhte andmed. Kui päringu tulemusel tekib kliendisuhe, säilitatakse kliendisuhte ja teenuse osutamisega seotud andmeid lepingu kestel ning pärast seda nii kaua, kui see on vajalik arveldamiseks, raamatupidamiseks, õiguste kaitsmiseks või õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.

8.4. Turunduse nõusolekud ja loobumised. Turundussõnumite nõusolekut või loobumise infot säilitatakse nii kaua, kui see on vajalik nõusoleku või loobumise tõendamiseks ja edasiste sõnumite vältimiseks.

8.5. Tehnilised töölogid. Synlo enda tehnilistes töölogides hoitakse võimalusel minimaalset, maskeeritud või piiratud andmestikku. Selliseid tööloge säilitatakse üldjuhul kuni 60 päeva, kui pikem säilitamine ei ole vajalik teenuse toimimiseks, tõrkeotsinguks, õiguste kaitsmiseks või õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmiseks.

8.6. Kolmandate platvormide andmed. Kliendi aktiivses kasutajakeskkonnas, sõnumiedastuse teenustes, automatiseerimisvahendites, CRM-is, pilveteenustes või muudes Kolmandates platvormides olevaid andmeid säilitatakse vastavalt teenuse osutamise vajadusele, Kliendi juhistele, platvormi tehnilistele võimalustele ja vastava teenusepakkuja tingimustele.

8.7. Raamatupidamise andmed. Raamatupidamise algdokumente säilitatakse seaduses nõutud tähtaja jooksul.

8.8. Turvameetmed. Synlo rakendab mõistlikke tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata ligipääsu, juhusliku kaotsimineku, väärkasutuse, muutmise või avalikustamise eest. Meetmed võivad hõlmata ligipääsude piiramist, kasutajaõiguste haldust, paroolide ja ligipääsuandmete kaitset, andmete minimeerimist, tehniliste logide piiramist ning teenusepakkujate turvameetmete kasutamist.

8.9. Intsident. Isikuandmetega seotud intsidendi korral tegutseb Synlo selleks, et piirata kahju, vähendada riske ja täita kohaldatavaid teavitamiskohustusi.

9. Andmekaitseõigused

Siit leiate teavet andmesubjekti õiguste kohta.

9.1. Andmesubjektil võivad kohaldatava õiguse alusel olla järgmised õigused:

• õigus tutvuda oma isikuandmetega;

• õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist;

• õigus nõuda isikuandmete kustutamist, kui selleks on õiguslik alus;

• õigus nõuda isikuandmete töötlemise piiramist;

• õigus esitada vastuväide isikuandmete töötlemisele, kui töötlemine põhineb õigustatud huvil;

• õigus andmete ülekandmisele, kui see on kohaldatav;

• õigus nõusolek tagasi võtta, kui töötlemine põhineb nõusolekul;

• õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või kohtule.

9.2. Synlo ei tee üldjuhul automatiseeritud otsuseid, millel oleks andmesubjektile õiguslik või muu samaväärselt oluline mõju.

9.3. Õiguste kasutamiseks saab Synloga ühendust võtta e-posti aadressil info@synlo.io. Synlo võib vajadusel paluda isiku tuvastamiseks täiendavat infot.

9.4. Kui Synlo töötleb isikuandmeid volitatud töötlejana Kliendi nimel, võib Synlo suunata taotluse Kliendile kui vastutavale töötlejale või paluda isikul pöörduda otse Kliendi poole.

10. Muudatused

11.1. Synlo võib käesolevaid privaatsuspõhimõtteid aeg-ajalt muuta, kui muutuvad Synlo teenused, andmetöötluse viisid, kasutatavad tehnoloogiad, õigusaktid või äriprotsessid.

11.2. Kehtiv privaatsuspõhimõtete versioon avaldatakse Synlo veebilehel.

11.3. Olulistest muudatustest võib Synlo teavitada aktiivseid kliente või veebilehe kasutajaid sobival viisil.